Księgowi w czasach kryzysu. Jak optymalizować działania i nie przepłacać?
Wszyscy to czujemy. Ceny naprawdę poszły w górę. Zamieszanie w podatkach, rosnąca inflacja. To sprawia, że nikt nie wie, jakie koszty będzie musiał ponieść w kolejnych miesiącach prowadzenia działalności gospodarczej. Nawet wyspecjalizowane w rozliczeniach finansowych biura rachunkowe. Czy i jak mogą przygotować się na czas spowolnienia gospodarczego?
Jako człowiek związany od lat z IT odpowiem prosto – w przygotowaniu pomogą technologie. I to wieloaspektowo. Ważne jest jednak to, by wiedzieć, jak je wykorzystać. I by korzystać ze wszystkiego, za co płacimy. Ale po kolei. Jak wyjść w kryzysu obronną ręką?
Zdobądź nowych klientów
Łatwo powiedzieć, prawda? Nowi klienci i dodatkowe wsparcie budżetu biura rachunkowego to świetna strategia przygotowania się do ciężkich czasów. Jak jednak zainteresować swoją ofertą nowe firmy? Przede wszystkim warto się wyróżnić na rynku i dać swoim klientom coś wyjątkowego. Choć być może trudno w to uwierzyć w trzeciej dekadzie XXI wieku, to wciąż wiele biur rachunkowych działa bardzo tradycyjnie, opierając swoją pracę na wymianie papierowych dokumentów i telefonach czy mailach do klientów.
Tymczasem dzisiejsza technologia pozwala dać firmom korzystającym z usług biur rachunkowych znacznie więcej! Elektroniczne archiwa, e-dokumenty, e-teczki pracownicze, mailowe przypomnienia o kończących się umowach czy badaniach pracowniczych – wszystko to wysyłane automatycznie przez system, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez księgowych.
To nie wszystko. Systemy wspierające pracę biur rachunkowych generują między innymi – niezbędnie przecież firmom do rozwoju i działania zwłaszcza w kryzysie – rozliczenia księgowe. W SaldeoSMART na przykład dostępna jest lista, na której można sprawdzać wyniki finansowe wskazanej firmy. System przygotowuje rozliczenia, wprowadza odpowiednie wartości do formularzy, wysyła maile z informacjami o rozliczeniu do klientów, którzy w każdym momencie – także z poziomu aplikacji mobilnej – mogą sprawdzić takie rozliczenia samodzielnie online. Dzięki temu zyskują obie strony – księgowi, bo ich praca jest prostsza, i klienci biur, bo dostają czytelne informacje finansowe – zawsze na czas i dostępne z dowolnego miejsca, o każdej porze.
Zoptymalizuj pracę zespołów
Jak wspomniałem wyżej, dzięki technologiom praca księgowych jest znacznie bardziej zautomatyzowana. A to jest dziś niezwykle ważne. Nie dość że księgowi mają do przyswojenia coraz więcej przepisów – a na to potrzebny jest czas – to jeszcze w czasach niepewnej koniunktury szczególnie ważne staje się odpowiednie wykorzystanie czasu pracy całych zespołów. Nie da się ukryć, że efektywność jest kluczem, który pozwala przetrwać trudniejsze okresy.
A co wzniesie efektywność na wyższy poziom? Właśnie automatyzacja powtarzalnych czynności. Automatyzacja, którą dają systemy IT – wysyłające maile do klientów, organizujące obieg dokumentów, przypominające o terminach, wyliczające podatki czy ZUS-y, odczytujące dokumenty, wprowadzające dane do formularzy itd.
Wykorzystaj w pełni technologie, które masz
Automatyzacja i uproszczenie pracy to jedno, a wykorzystanie dostępnych możliwości – drugie. Tak z ręką na sercu – czy na pewno korzystamy ze wszystkich funkcjonalności, które mamy w pakiecie od konkretnego dostawcy technologii, a które mogą pomóc nam w rozwoju biznesu oraz przyciągnięciu nowych klientów?
Pracując na co dzień tylko z funkcjonalnościami podstawowymi, często z braku czasu, nie wykorzystujemy całego potencjału posiadanych narzędzi.
I tak, wiele osób myśli, że SaldeoSMART to tylko prosta aplikacja do wystawiania faktur dla klientów biur rachunkowych. Tak rzeczywiście było na początku. Z biegiem czasu jednak rozwinęliśmy ją i dziś jest platformą pozwalającą na pełną archiwizację i elektroniczny obieg dokumentów, OCR faktur, zarządzanie pracą, sprawną komunikację i szybką obsługę klienta oraz wiele więcej. Choć brzmi to skomplikowanie, aplikacja ciągle jednak pozostaje prosta w użyciu. Projektując nowe narzędzia dla księgowych i biur rachunkowych, zawsze bierzemy pod uwagę opinie i potrzeby użytkowników, dbamy o użyteczność rozwiązań.
Komunikacja na wagę złota
Oczywiście nie każdy ma czas lub ochotę na przeglądanie wszystkich usług, z których korzysta. W tej sytuacji warto zwrócić baczniejszą uwagę na komunikację naszego dostawcy. Ileż newsletterów od niego wpada nam do skrzynki? Wiadomości, które zupełnie ignorujemy, bo nie mamy czasu na czytanie marketingowych przekazów.
Warto pamiętać, że newslettery to także po prostu źródło informacji o nowościach w ofercie. Jeśli producent zmieni coś w naszym pakiecie lub ma dla nas interesujący produkt lub usługę, która podniesie jakość naszej pracy – informacje o tym znajdą się właśnie w cyklicznie przesyłanej do nas wiadomości.
Dobrze więc czytać newslettery od dostawców. Zwłaszcza teraz, gdy wszyscy chcą rozwijać się jak najszybciej i wykorzystać jak najlepiej dostępne narzędzia.
Obawa przed spowolnieniem gospodarczym może okazać się zupełnie bezpodstawna. Dane płynące z rynku są niejednoznaczne i dziś ciężko ocenić, czy wyjdziemy z obecnej sytuacji obronną ręką. Warto jednak ten czas pozytywnie wykorzystać i zoptymalizować biznes i pracę. To na pewno pomoże w przyszłości.